כל אירוע משפחתי מזמן הכנות מרגשות, כמו בחירת בגדים מתאימים, בחירה והכנה של כיבוד מתאים, מוסיקת רקע, פעילויות ואטרקציות, מיקום האירוע ועוד אינסוף החלטות שצריך לקבל.
אבל כשמדובר בבר מצווה, רוב הישראלים מרגישים שזהו אחד מהרגעים החשובים בחיי הילד וחשוב לערוך אותו בצורה מושקעת ואיכותית, שתישאר לו כזיכרון אחרון של ילדות נפלאה.
אז מהם הדברים שחשוב לעשות, כשמארגנים אירוע בר מצווה?
תכנון בשלבים – להכין הכל על ציר זמן הגיוני
- כמה חודשים לפני תחילת האירוע – זה הזמן לבחור תאריך לקיום האירוע, להכין רשימת מוזמנים, לבחור את מיקום האירוע, בין היתר לפי מספר המוזמנים, לסגור אולם ולהגיע להסכמה סופית עם בעל האולם לגבי מה כולל המחיר – עם, או בלי קייטרינג, מוסיקה, בר משקאות וכן הלאה. זה הזמן להחליט גם אם תהיה לכם מסיבת קונספט, עם, או בלי הפעלות, הופעות ועוד. אחד הדברים החשובים שתצטרכו לעשות בשלב זה, הוא להחליט על גובה התקציב שתקדישו לאירוע, לפיו תדעו אם את יכולים להזמין גם צלם, דיג'יי, מתנות לאורחים ועוד.
- שלב 2 – הבנתם מה גובה התקציב העומד לרשותכם, קבעתם תאריך לאירוע, החלטתם איזה אופי יהיה לאירוע וכמה מוזמנים יהיו לכם, עכשיו זה הזמן לבחור צלם, לקבוע אתו מועד לצילומים לפני בר המצווה ולמהלך האירוע – אם כי אתם ממש לא חייבים שזה יהיה אותו צלם, לבחור תקליטן, או להקה, לבדוק אם יש באולם מקרן – למקרה שתרצו להקרין סרטון, להתחיל להכין את ההזמנות לאירוע ולתכנן את סידורי הישיבה. זה גם הזמן ליצור קשר עם מפיק אירועים – אם הגעתם למסקנה שלא תסתדרו בלעדיו.
- השלב הבא, כ-3 חודשים לפני קיום האירוע, הוא בעיקר לבדוק איך מתקדמות כל ההכנות, לסגור קצוות עם ספקים, להתחיל לשלוח את ההזמנות וגם לפרסם את תאריך האירוע בפייסבוק. אם עוד לא הכנתם קליפ – זה הזמן להכין ולוודא שהוא עשוי כמו שרציתם.
- חודש לפני האירוע – זמן טוב לבדוק שכל הספקים ונותני השירות נמצאים עם היד על הדופק ומוכנים לאירוע, לשלוח למוזמנים בקשות לאישורי הגעה לאירוע ולבדוק שחתן בר המצווה כמעט מוכן עם הדרשה והנאום.
- שבוע לפני האירוע החגיגי – כעת תוכלו לתת לספק הקייטרינג את המספר הסופי של המוזמנים שאישרו הגעה, לוודא שכל הבגדים מוכנים, שנעשו תיקונים במידת הצורך ושכל הברכות והנאומים מוכנים, כתובים היטב ומודפסים. בדקו שוב עם הספקים ונותני השירות שהם יודעים בדיוק מתי ואיפה מתקיים האירוע ושהם ערוכים ומוכנים להגיע לפני שהכל מתחיל.
לסיכום – אולי קשה להאמין, אבל הכל כבר מוכן
מה שנותר לכם לעשות עכשיו הוא רק להגיע בזמן אל מקום האירוע, לוודא שהספקים נמצאים במקום, שהאורחים מרוצים ושחתן בר המצווה לא מתרגש יותר מדי ואז תוכלו גם אתם לצאת לרחבת הריקודים, לשחרר קצת קיטור ולאכול משהו. הרי מגיע לכם אחרי כל העבודה הקשה שהשקעתם. מזל טוב!
