תכנון אירוע הוא הזדמנות מרגשת לעשות שמח, ליצור יש מאין מסיבה, עם מוזמנים, תוכן, כיבוד ומוסיקה, ליצוק תוכן באמצעות הפעלות, או נאומים, להקרין סרטון, או לקיים מופע מוסיקלי מרגש.
בכל מקרה, תכנון האירוע הוא כנראה החלק החשוב ביותר בהצלחתו ותכנון טוב ומוקפד, יכול לגרום לאירוע שלכם להיות מוצלח ובלתי נשכח. אז איך עושים את זה?
הנה כמה טיפים ורעיונות, שיעזרו לכם ליהנות מהדרך:
איך מתכננים אירוע מושלם?
- תקציב – זה תמיד הפרמטר הראשון והחשוב בתכנון וארגון של כל אירוע. התקציב הוא שמוביל את שאר הבחירות, פשוט מפני שגובה התקציב, הוא שקובע אם תוכלו להזמין גם לצלם מגנטים וגם צלם וידאו, או שתצטרכו להסתפק בצלם מתנדב מבני המשפחה, שיצלם הכל עם סמרטפון שלו. התקציב הוא שיקבע גם כמה אורחים תוכלו להזמין ואיפה יתקיים האירוע.
- הכנת רשימת מוזמנים – זוהי אחת המשימות הראשונות שתצטרכו לבצע בעת ההכנות לאירוע, מפני שמספר המוזמנים יוביל את בחירת המיקום לאירוע, כמו גם האופי והמאפיינים של קבוצת המוזמנים – מספר גדול של מוזמנים ידרוש מכם לבחור מקום גדול, אך גיל המוזמנים וההעדפות שלהם יכוונו אתכם בבחירת הסגנון של מיקום האירוע. אם יש לכם הרבה מוזמנים מבוגרים, למשל, תצטרכו לקיים את האירוע במקום שיש בו מיזוג, מקומות ישיבה נוחים ושירותים. אם האירוע מיועד לחבר'ה צעירים שבאים לחגוג, תוכלו להתגמש ולקיים אותו בוילה עם בריכה, או במועדון, או בטבע.
- בחרתם מקום? נפלא. עכשיו בדקו מה אתם מקבלים עם התשלום על המקום – האם המחיר כולל כיבוד? מוסיקה? שירותי חנייה? האם המקום מציע גם פעילויות מעניינות לאורך האירוע? אם החלטתם לקיים את האירוע בטבע, או בבית – תצטרכו להשכיר כסאות ושולחנות, לבחור את יתר מרכיבי האירוע ולנהל את הספקים ונותני השירות שהזמנתם – החל בצלם וקייטרינג וכלה בדיג'יי ומפעילים.
- אם קשה לכם עדיין להחליט איזה אופי יהיה לאירוע ומה בדיוק יקרה במהלכו – נסו לבחור קונספט לאירוע. אם תחליטו על מסיבת אבירים ופיות, מסיבת תחפושות, או אירוע פורמלי עם נאומים, הקונספט ינחה אתכם בקלות לבחירה של יתר האלמנטים. מסיבת בריכה למשל, היא מסיבה שמתאים להגיש בה כיבוד מסוג מסוים, להגיע בלבוש בלתי פורמלי ולספק אטרקציות ופעילויות, שכולן סביב נושא המים.
- כיבוד – בחירת הכיבוד היא בחירה קלה יחסית, לאחר שבחרתם את המיקום והקונספט והבנתם מי האורחים שלכם וכמה צפויים להגיע. באירוע לילדים נהוג להגיש כיבוד אופייני ומותאם לילדים ואילו באירוע למבוגרים נהוג להגיש כיבוד יותר מלא ועשיר. כך גם בין אירוע ערב לאירוע בשעות היום, בשניהם נהוג להגיש סוגים שונים של כיבוד. וגם הקונספט הוא שיקול מרכזי בבחירת האוכל.
לסיכום – תכנון טוב יהפוך את האירוע שלכם לחוויה בלתי נשכחת
מכאן והלאה נותר לכם לסגור את הקצוות ולהחליט – עם או בלי צלם, עם או בלי מתנות לאורחים ואת משך האירוע הצפוי. כל ההחלטות האלה יהיו הרבה יותר קלות, אם כבר עשיתם סדר בכל הפרמטרים שהוזכרו כאן למעלה. שיהיה בהצלחה ואל תשכחו להנות!
